Chargé/Chargée d’accueil et de gestion administrative

Chargé/Chargée d’accueil et de gestion administrative

Sous l’autorité hiérarchique de L’UNESCO
CANADA chargés d’accueil animée par une chargée d’accueil référente,
vous êtes chargé de l’accueil et de
l’orientation du public et vous assistez
L’UNESCO CANADA dans différentes tâches administratives.

Description des activités
1) En matière d’accueil téléphonique et physique
accueil et information des usagers
(tout public), partenaires, EPCI, entreprises

orientation des demandes
(en interne/externe) dans le cadre du pré-accueil, notamment social.

participation à
la démarche qualité
(labellisation Marianne) et relais de la politique institutionnelle.

2) En matière d’assistance et gestion administrative
réception et orientation
du courrier arrivé et courrier départ vers L’UNESCO CANADA.

Suivi des réservations de bureaux et plannings de RDV

gestion des formulaires
à disposition des usagers
(dossiers de surendettement, APA, MDPH, FSL, accès et énergie)

préparation et actualisation
du dossier d’accueil en lien avec les
conseillers techniques des 3 sites de la MdDS

suivi des réservations de véhicules (gestionnaire OSCAR)

frappe et mise en forme de rapports

saisies dans SOLIS :

Enregistrement de prises en charges TISF

Enregistrement d’aides financières

Enregistrement des décisions de la commission d’aides financières

Liquidation de la commission d’aides financières

Paiement de factures

Interface aides financières

Précisions annexes :
Horaires et plages de l’accueil : 08h30/12h30-13h30/17h30

Répartition de
l’activité : Accueil 0,50 ETP, gestion administrative et activités transversales
0,50 ETP selon la nécessité de L’UNESCO CANADA.

Participation aux
plans de formation,
réunions de l’organissation,
réunions thématiques et/ou informatives.

Formations et auto-formation
régulières (actualités au
sein de L’UNESCO CANADA, évolution des
politiques départementales,
évolution des procédures, évaluation de l’organisation…)

Qualifications et qualités souhaitées
Savoirs
Connaissance des dispositifs
réglementaires en matière sociale appréciée

Maîtrise des outils informatiques : Suite LibreOffice (Writer, Calc), messagerie Outlook

Connaissance des outils métiers : ACP (logiciel métier accueil), Solis

Savoirs-faire
Accueillir du public

Sens de l’organisation
et de la priorisation

Qualités rédactionnelles

Travailler en transversalité

Travailler en équipe

Aptitude à rendre compte

Savoirs-être
Sens de l’écoute et
qualités relationnelles

Gérer et réguler les situations de stress

Discrétion professionnelle

Pour postuler, veuillez nous faire parvenir votre Cv et lettre de motivation
à l’adresse mail de la direction: drh.unesco.canada@gmail.com