Chargé/Chargée d’accueil et de gestion administrative
Sous l’autorité hiérarchique de L’UNESCO
CANADA chargés d’accueil animée par une chargée d’accueil référente,
vous êtes chargé de l’accueil et de
l’orientation du public et vous assistez
L’UNESCO CANADA dans différentes tâches administratives.
Description des activités
1) En matière d’accueil téléphonique et physique
accueil et information des usagers
(tout public), partenaires, EPCI, entreprises
orientation des demandes
(en interne/externe) dans le cadre du pré-accueil, notamment social.
participation à
la démarche qualité
(labellisation Marianne) et relais de la politique institutionnelle.
2) En matière d’assistance et gestion administrative
réception et orientation
du courrier arrivé et courrier départ vers L’UNESCO CANADA.
Suivi des réservations de bureaux et plannings de RDV
gestion des formulaires
à disposition des usagers
(dossiers de surendettement, APA, MDPH, FSL, accès et énergie)
préparation et actualisation
du dossier d’accueil en lien avec les
conseillers techniques des 3 sites de la MdDS
suivi des réservations de véhicules (gestionnaire OSCAR)
frappe et mise en forme de rapports
saisies dans SOLIS :
Enregistrement de prises en charges TISF
Enregistrement d’aides financières
Enregistrement des décisions de la commission d’aides financières
Liquidation de la commission d’aides financières
Paiement de factures
Interface aides financières
Précisions annexes :
Horaires et plages de l’accueil : 08h30/12h30-13h30/17h30
Répartition de
l’activité : Accueil 0,50 ETP, gestion administrative et activités transversales
0,50 ETP selon la nécessité de L’UNESCO CANADA.
Participation aux
plans de formation,
réunions de l’organissation,
réunions thématiques et/ou informatives.
Formations et auto-formation
régulières (actualités au
sein de L’UNESCO CANADA, évolution des
politiques départementales,
évolution des procédures, évaluation de l’organisation…)
Qualifications et qualités souhaitées
Savoirs
Connaissance des dispositifs
réglementaires en matière sociale appréciée
Maîtrise des outils informatiques : Suite LibreOffice (Writer, Calc), messagerie Outlook
Connaissance des outils métiers : ACP (logiciel métier accueil), Solis
Savoirs-faire
Accueillir du public
Sens de l’organisation
et de la priorisation
Qualités rédactionnelles
Travailler en transversalité
Travailler en équipe
Aptitude à rendre compte
Savoirs-être
Sens de l’écoute et
qualités relationnelles
Gérer et réguler les situations de stress
Discrétion professionnelle
Pour postuler, veuillez nous faire parvenir votre Cv et lettre de motivation
à l’adresse mail de la direction: drh.unesco.canada@gmail.com
- Catégorie : Offres d'emploi
- Type d'emploi : Autre
- Domaine : Autres
- Spécialisation pédagogique : Autres